Bestuursreglement WBTR Scouting PPD te Apeldoorn

Naar aanleiding van de invoering van de WBTR heeft het bestuur een aantal aanvullende afspraken gemaakt. Deze afspraken worden in dit document weergegeven. Dit document is ter inzage ingediend en vastgesteld op de groepsraad van 1 mei 2024.

Status reglement

1. Dit reglement regelt, aanvullend op de statuten en het huishoudelijk reglement van Scouting PPD, de interne werkafspraken en de wijze waarop wordt bestuurd.
2. Bij tegenstrijdigheid tussen bepalingen in de Wet, de statuten of het huishoudelijk reglement en dit bestuursreglement, prevaleert hetgeen in de Wet, statuten of het huishoudelijk reglement is bepaald.
3. Procedures en reglementen worden elk jaar gecontroleerd op actualiteit of indien daar aanleiding toe is. Dit reglement en andere procedures en reglementen worden elke twee jaar door het bestuur besproken en indien van toepassing herzien.

De afspraken in dit document hebben betrekking op zowel het groepsbestuur van de Paulus & Petrus Dondersgroep als het bestuur van de stichting Paulus & Petrus Donders te Apeldoorn ofwel gezamenlijk ‘Scouting PPD’. Als een afspraak slechts op een van de twee besturen van toepassing is, dan is dat expliciet vermeld.

1. Goed bestuur

Wij spreken af dat alle bestuursleden en eventuele toezichthouders zullen handelen in het belang van de groep. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de groep) als extern (in relatie met derden).

Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het belang van de groep en inzicht willen geven in beslissingen. Wij zullen de belangrijkste beslissingen publiceren op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.

Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico's voor de groep. We brengen in kaart welke risico's er zijn en streven ernaar die te minimaliseren, alle bestuurders zijn via de Gemeente Apeldoorn verzekerd via de vrijwilligersverzekering.

Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Deze zijn te vinden op de Dropbox van de vereniging en waar nodig op de website. 

Wij hebben geregeld bestuursvergaderingen, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de bestuursleden.

Wij vallen niet onder een governance code.

2. Financiën

Bij aankopen stellen wij het belang van de groep voorop. In situaties die van belang zijn voor de groep, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de groep.

Er is een goede regeling voor onze financiën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het geld van de groep en zullen dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.

Elk jaar niet later dan één maand voor het einde van het boekjaar legt de penningmeester een begroting voor het komende boekjaar ter vaststelling voor aan de groepsraad.

Elk jaar presenteert de penningmeester het financieel jaarverslag van het voorgaande jaar aan de groepsraad.

Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven. Wij hebben daarvoor een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de groepsraad. (zie hoofdstuk 7)

Niet alleen de penningmeester, maar ook de voorzitter van het stichtingsbestuur heeft altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken van de groep. Wij hanteren het vierogenprincipe bij overboekingen hoger dan € 2.000,. De backup heeft inzicht in de bankrekening (kan inloggen) en tekent mee bij uitgaven die groter zijn dan € 2.000,.

Wij beperken het contant geldverkeer en laten het betalingsverkeer zoveel mogelijk per bank verlopen zodat het automatisch geregistreerd wordt. Als er toch met contante betalingen gewerkt moet worden:

• storten we aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken.
• beperken we de hoeveelheid geld in kas. We spreken af dat er maximaal € 500, contant in handen van een (bestuurs)lid mag zijn. Boven dit bedrag storten we altijd direct af.
• laten we bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd het geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.

Betalingen voor kampen en activiteiten vinden uitsluitend plaats via digitale transacties. De penningmeesters van de afzonderlijke speltakken dragen zorg voor deze overboekingen. Elke betaling wordt nauwgezet vastgelegd in zowel de begroting als het kasboek. Deze documenten ondergaan zowel voorafgaand als na afloop een controle door de groepspenningmeester. Contante betalingen worden voor deze activiteiten niet toegestaan.

Bij uitgaven boven € 5.000,- vragen wij minimaal 3 offertes aan bij verschillende leveranciers indien mogelijk. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.

Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen. Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een  gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren)begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.

Alle toekomstige uitgaven zijn opgenomen in de jaarlijkse begroting. Die begroting wordt jaarlijks goedgekeurd door de groepsraad. Er is een post “onvoorzien” opgenomen in de begroting die 5% van de totale begroting bedraagt. Uit die post onvoorzien worden kosten betaald die bij het maken van de begroting niet waren voorzien, maar wel bijdragen aan de doelen die we als groep hebben. De penningmeester mag hierover eenzijdig besluiten.

Bij uitgaven groter dan € 100,- die niet in overeenstemming zijn met de begroting is altijd vooraf toestemming nodig van de penningmeester.

Uitgaven die niet in begroting zijn opgenomen of veel duurder uitvallen dan begroot zullen pas gedaan worden na goedkeuring van het groepsbestuur. Besluiten daarover worden vastgelegd in de notulen van de betreffende bestuursvergaderingen. Het bestuur zal ervoor waken dat elke uitgave volledig in lijn is met de doelen die we als groep hebben.

De materiaalbeheerder houdt een lijst bij van alle materialen die in het bezit zijn van de groep met een vervangingswaarde van meer dan € 500,-. Deze bezittingen worden jaarlijks gecontroleerd.

3. Aansprakelijkheid

Wij zorgen er als bestuur voor dat de huidige bestuursleden goed geïnformeerd zijn over de aansprakelijkheid die eventueel kan ontstaan die geassocieerd zijn met het hebben van een positie in het bestuur.

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

• Dat we ons bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.
• Dat we conform de wet, statuten en interne afspraken (zoals de afspraken die in de besluitenlijst en dit document staan) handelen.
• Dat wij jaarlijks de financiële toestand van de groep bespreken.
• We voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang (zie het hoofdstuk tegenstrijdig belang).
• We voldoen aan de administratieplichten.
• We gaan geen overeenkomsten aan waarvan we weten dat de groep die niet kan nakomen.
• Als de groep in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement doen we geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig.
• We zorgen ervoor dat de groep ook voldoet aan andere relevante wetten zoals de AVG.

Wij zorgen er ook voor dat we nieuwe bestuursleden goed informeren over:

• De financiële toestand van de groep.
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
• Dat er een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten met voldoende dekking.

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

• Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Decharge van de bestuurstaken door het bestuur.
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s) en het vastleggen van de afspraken.

Wij spreken af om met nieuwe bestuursleden 3 maanden na intrede een evaluatie te doen.

4. Tegenstrijdig belang

Wij spreken af dat we als bestuur alle vormen van tegenstrijdig belang voorkomen door de volgende zaken vast te leggen in ons beleid:

• Een bestuurder dient een (potentieel) tegenstrijdig belang gelijk te melden aan de overige bestuursleden.
• Een bestuurder dient alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang te delen.
• Als dit relevant zou kunnen zijn zal er tijdens een vergadering worden gevraagd of er iemand een tegenstrijdig belang heeft.
• Dit zal dan schriftelijk worden vastgelegd net als de manier waarop het bestuur hiermee is omgegaan.
• Het bestuurslid zal niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming aangaande het onderwerp waar het (potentieel) tegenstrijdig belang op ziet.

Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de groepsraad.

Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:

1. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de groep enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds. Ook als de groep geen nadeel ondervindt van de beslissing, is sprake van tegenstrijdig belang. Voor de wet maakt het niet uit.
2. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
3. Bij het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg etc. door de groep ten behoeve van een bestuurder.

5. Afwezigheid van bestuursleden

Om te voorkomen dat de groep onbestuurbaar wordt door afwezigheid van één of meer bestuursleden spreken wij het volgende als belet- en ontstentenisregeling af.

• Een bestuurder die (tijdelijk) afwezig is of gaat zijn, waardoor een belemmering voor het uitvoeren van zijn/haar taken zou kunnen ontstaan, dient dit gelijk te melden aan de overige bestuursleden.
• Bij belet en ontstentenis van één of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurder(s) belast met het besturen.
• Het bestuur zal bij het nemen van besluiten checken of voldaan is aan het minimum aantal stemmen in de statuten (indien van toepassing) (Zie ook hoofdstuk 6)

1. Bovenstaande dient schriftelijk te worden vastgelegd in het verslag van het overleg samen met de manier waarop het bestuur hiermee is omgegaan.
2. Het bestuur zal handelen zoals opgenomen in de statuten en het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland.

3. Indien het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen zal het besluit door de groepsraad worden genomen.

Elk bestuurslid heeft een backup die de taken van het andere bestuurslid over kan nemen. De backup is voldoende ingewerkt op de taken en heeft alle benodigde wachtwoorden en inloggegevens.

Bij belet of ontstentenis van het volledige bestuur handelen we als volgt:

• Als het voltallige bestuur voor lange tijd niet in staat is haar taken uit te voeren, waardoor zij haar verantwoordelijkheden zoals vermeld in de statuten en het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland niet  kan nemen, dan zal er een nieuw, eventueel tijdelijk, bestuur gekozen moeten worden door de groepsraad.
• In dat geval zullen de leden over deze ontstentenis geïnformeerd worden en zullen er één of meerdere groepsraden belegd worden om deze situatie te bespreken en een nieuw (tijdelijk) bestuur te kiezen conform het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland.

6. Meervoudig stemrecht

Om te voorkomen dat één bestuurslid meer dan 50% van de stemmen kan hebben spreken we het volgende af.

• Als de voorzitter een doorslaggevende stem heeft bij het staken van de stemmen, komt die regeling te vervallen als er door afwezigheid of aftreden van bestuursleden een situatie ontstaat waarin er een besluit genomen dient te worden door 2 bestuursleden. Geen enkel bestuurslid mag namelijk meer dan 50% van de stemmen bezitten.
• Bij het staken van de stemmen in bovenstaande situatie dient het besluit door de groepsraad te worden genomen.
• In de situatie dat er maar één bestuurslid het besluit zou kunnen nemen, wordt het besluit altijd voorgelegd aan de groepsraad ter goedkeuring.

7. Toezicht

Wij hebben in onze groep geen entiteiten die kwalificeren als Raad Van Toezicht volgens de WBTR wetgeving. Er is één entiteit (de kascommissie) die wel toezicht op de financiën houdt, maar ook niet te kwalificeren is als Raad van Toezicht volgens de WBTR wetgeving.

Werkgroepen

Het kan zijn dat er (tijdelijke) werkgroepen in de groep actief zijn, zoals bijv. de barcommissie (barco) of de groepsweekend organisatie. Deze krijgen een concrete taak toegewezen die niet kwalificeert als Raad Van Toezicht volgens de WBTR-wetgeving.

Kascommissie

• Ter vaststelling van de getrouwheid van de balans, een staat van baten en lasten en een verslag van de activiteiten van het afgelopen boekjaar benoemt het bestuur jaarlijks een kascommissie van ten minste twee leden.
• De penningmeester is verplicht aan de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en bescheiden van de stichting te geven.
• De kascommissie brengt na het controleren haar bevindingen en een advies uit aan de groepsraad. De groepsraad verleent al dan niet decharge aan de penningmeester.

8. Bindende voordracht

Bij een bindende voordracht kan een orgaan binnen of buiten de groep bepalen wie in het bestuur wordt of worden benoemd. Er is binnen de groep geen sprake van bindende voordracht. Bestuursleden van onze groep en stichting worden benoemd door formeel besluit van de groepsraad.

9. Raadgevende stem

De WBTR verplicht organisaties om bestuurders een raadgevende stem te geven in de ALV oftewel de groepsraad. Een raadgevende stem houdt in dat een bestuurder altijd de gelegenheid heeft of krijgt tijdens een groepsraad een advies te geven aan de leden. Dit betekent dat alle bestuursleden het recht hebben om de groepsraad adviserend toe te spreken of inhoudelijk te reageren op een besluit dat de groepsraad gaat nemen en dat een besluit dus niet geldig is als deze kans niet is geboden.

10. Ontslag stichtingsbestuurders door de rechter

Bestuursleden van de stichting worden automatisch uit hun functie ontheven als ze geen bestuurslid van de groep meer zijn, conform de statuten van de groep en het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland.

In de WBTR is een aangepaste regeling voor ontslag van een stichtingsbestuurder door de rechter opgenomen. De regeling houdt in dat de rechter meer beoordelingsvrijheid krijgt om een bestuurder of commissaris van een stichting te ontslaan als het Openbaar Ministerie of een belanghebbende daarom verzoekt.

De rechter kan een bestuurder ontslaan op verzoek van een belanghebbende of van het Openbaar Ministerie:

• wegens verwaarlozing van zijn taak;
• wegens andere gewichtige redenen;
• wegens ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van zijn of haar bestuurdersschap in redelijkheid niet kan worden geduld.

De wet geeft niet aan wie er als belanghebbende kan worden aangemerkt. Dit hangt volgens de rechtspraak af van de omstandigheden en kan van geval tot geval verschillen. Daarbij gaat het erom dat de belanghebbende voldoende kan aantonen dat hij of zij een belang heeft bij het ontslag van de bestuurder. Dit kan een eigen belang zijn of een algemeen belang.

De WBTR heeft ook verdere consequenties met betrekking tot ontslag door de rechter:

• De rechter kan gedurende een periode van onderzoek een bestuurder schorsen;
• Indien je als bestuurder wordt ontslagen, kan de rechter bepalen dat je voor een periode van maximaal 5 jaar niet als bestuurder mag worden benoemd van een andere stichting.

11. Overige afspraken

Dit reglement is eerst ter inzage aangeboden aan de leden van de groepsraad en vervolgens vastgesteld op de groepsraad van 1 mei 2024.

Bij Scouting PPD hanteren we een strikt rookbeleid. Dit beleid is gericht op het creëren van een gezonde en veilige omgeving voor al onze jeugdleden, leiders en bezoekers. Ons rookbeleid omvat een volledig rookverbod in de blokhut en op het scoutingterrein, met specifieke regels voor roken buiten het terrein, altijd uit het zicht van jeugdleden. Dit beleid geldt voor alle vormen van roken, inclusief het gebruik van elektronische sigaretten.

Ondanks dit strikte rookbeleid maken we bij Scouting PPD wel gebruik van kampvuur. Dit kan vragen oproepen over de consistentie van ons beleid, gezien beide activiteiten rook genereren. Het is echter belangrijk om te begrijpen waarom kampvuur een essentiële rol speelt binnen onze scoutingactiviteiten en hoe dit verschilt van het roken van tabaksproducten.

Educatieve waarde

Wat zou Scouting zijn zonder een vuurtje? Leren stoken, koken op houtvuur, samen rond het kampvuur: het maken van vuur en het spel van Scouting zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Ze bieden niet alleen warmte en gezelligheid, maar hebben ook een belangrijke educatieve waarde. Kinderen en jongeren leren hoe ze op een verantwoorde manier vuur kunnen maken en onderhouden, met minimale impact op de luchtkwaliteit. Deze vaardigheid is van cruciaal belang, aangezien vuur een fundamenteel element van de natuur is. Het leren hanteren van vuur draagt bij aan de ontwikkeling van respect voor de natuur en leert onze jeugdleden om te gaan met de risico's die vuur met zich meebrengt.

Cultuur en traditie

Het stoken van een kampvuur is diep geworteld in de cultuur en traditie van Scouting. Het verwijderen van dit element zou een verlies betekenen voor de rijke geschiedenis en de verbinding die Scouting biedt met de natuur. Kampvuren stimuleren sociale interactie en samenwerking, en vormen een platform voor het delen van verhalen, liedjes en ervaringen. Deze momenten zijn onvervangbaar en dragen bij aan de persoonlijke ontwikkeling van onze leden.

Verschil met roken

Er is een fundamenteel verschil tussen het stoken van een kampvuur en het roken van tabaksproducten. Het roken van tabak is een gewoonte die vaak jarenlang met grote regelmaat wordt beoefend, met alle gezondheidsrisico's van dien. Daarentegen is het bijwonen van een kampvuur een incidentele activiteit die altijd buiten plaatsvindt, in een gecontroleerde en educatieve omgeving. Bovendien bevat tabaksrook een breed scala aan schadelijke stoffen, waarvan vele specifiek zijn toegevoegd om het roken aantrekkelijker en verslavender te maken voor consumenten.

Conclusie

Het kampvuur blijft een fundamenteel en waardevol onderdeel van onze scoutingactiviteiten bij Scouting PPD. Terwijl we ons inzetten voor het handhaven van een gezonde en veilige omgeving door middel van ons rookbeleid, erkennen we ook het belang van kampvuur als een middel voor educatie, traditie en persoonlijke ontwikkeling. Door deze activiteiten op een verantwoorde manier te faciliteren, streven we ernaar onze leden te voorzien van waardevolle levenslessen en herinneringen die ze hun hele leven zullen koesteren.

Preambule

In overweging nemende dat:

• Scoutingverenigingen op basis van artikel 9 van de Drank- en Horecawet dienen te beschikken over een bestuursreglement ‘Alcohol in Scoutinggebouwen’;
• in dit verband met “Scoutingvereniging” wordt bedoeld: een Scoutinggroep met een gebouw waar, in eigen beheer, alcohol verkocht wordt, aangesloten bij Scouting Nederland;
• het Scoutinggebouw met een drank- en horecavergunning in de wet wordt beschouwd als eenhorecalokaliteit, hetgeen betekent dat er ter plaatse bedrijfsmatig of tegen betaling alcoholhoudende dranken worden verstrekt;
• het bestuursreglement regels bevat, die als doel het waarborgen van verantwoorde verstrekking van alcoholhoudende drank in het Scoutinggebouw hebben;
• in het bestuursreglement tevens paracommercie bepalingen zijn opgenomen, die tot doel hebben ongeoorloofde vormen van concurrentie met de reguliere horeca te voorkomen;

heeft het bestuur van Paulus en Petrus Donders Groep (hierna te noemen PPD) het bestuursreglement ‘Alcohol in Scoutinggebouwen’ vastgesteld op 11-11-2023 en vervolgens laten bekrachtigen door de groepsraad op 10 januari 2024.

Paragraaf 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

1. Alcoholhoudende dranken:

• Onder zwak-alcoholhoudende drank dient het volgende te worden verstaan: bier, wijn en gedistilleerd met minder dan 15% alcohol.
• Onder sterke drank dient te worden verstaan: gedistilleerd met minimaal 15% alcohol.

2. Sociale hygiëne:

• Met sociale hygiëne wordt bedoeld dat mensen gezond met elkaar omgaan; dat ze rekening houden met elkaars waarden, normen en rollen. In het Scoutinggebouw gaat het vooral om kennis van en inzicht in de invloed van alcoholgebruik (en- misbruik) en hoe men verantwoord alcoholgebruik in de groep kan bevorderen. Belangrijk hierbij zijn huis- en gedragsregels en sociale vaardigheden om deze regels uit te dragen en na te leven.
• Verder houdt sociale hygiëne kennis in van de Drank- en Horecawet en verwante regelgeving en de Reclamecode voor Alcoholhoudende Dranken, van verschillende bedrijfsformules en doelgroepen en van technische, bouwkundige en ruimtelijke voorzieningen van de inrichting.

3. Leidinggevenden:

• Het bestuur heeft drie leden aangewezen als leidinggevende in de zin van de Drank- en Horecawet. Zij zijn ten minste 21 jaar oud, in het bezit van de verklaring Sociale hygiëne, en staan als zodanig vermeld in SOL.

4. Barvrijwilliger:

• Een vrijwilliger die, op tijden dat er alcohol wordt verstrekt, de barwerkzaamheden in het Scoutinggebouw uitvoert. Kwalificatienormen voor barvrijwilligers zijn vastgelegd in artikel 7 van dit bestuursreglement.
  
  

Artikel 2 - Wettelijke bepalingen

Uit oogpunt van verantwoorde alcoholverstrekking moeten de volgende wettelijke bepalingen worden nageleefd:

1. Verkoop van alcoholhoudende drank aan personen jonger dan 18 jaar is verboden.
2. Verkoop van sterke drank aan personen jonger dan 18 jaar is verboden.
3. Leeftijdsgrenzen en schenktijden moeten zichtbaar in het lokaal waar wordt geschonken worden opgehangen.
4. De verstrekker van alcohol dient bij de aspirant-koper de leeftijd vast te stellen, tenzij de aspirant-koper onmiskenbaar de vereiste leeftijd heeft bereikt.
5. Geen alcoholhoudende drank wordt verstrekt als dit leidt tot verstoring van de openbare orde, veiligheid of zedelijkheid.
6. Het is niet toegestaan alcoholhoudende drank te verstrekken aan personen die verkeren in kennelijke staat van dronkenschap.
7. Het is verboden personen toe te laten in de kantine die verkeren in kennelijke staat van dronkenschap of onder invloed zijn van andere psychotrope stoffen.
   
   

Artikel 3 - Vaststellen en wijzigen

1. Het bestuur van Scoutinggroep Scouting PPD heeft het bestuursreglement ‘Alcohol in Scoutinggebouwen’ vastgesteld en vervolgens laten bekrachtigen door de groepsraad.
2. Het bestuursreglement wordt ter toetsing voorgelegd aan de gemeente bij de aanvraag van een nieuwe drank- en horecavergunning. Het bestuursreglement treedt gelijktijdig met de af te geven drank- en horecavergunning in werking.
   
   

Paragraaf 2 - Sociaal Hygiënische bepalingen

Artikel 4 – Aanwezigheid leidinggevende, barvrijwilliger en afschrift reglement

1. Op de momenten dat in het Scoutinggebouw alcoholhoudende drank wordt geschonken, is er altijd ofwel een leidinggevende aanwezig die in het bezit is van de verklaring sociale hygiëne ofwel een barvrijwilliger die een instructie verantwoord alcoholschenken (IVA) heeft gevolgd.
2. Het bestuursreglement alcohol in Scoutinggebouwen van de Scoutinggroep of een kopie hiervan is aanwezig in het Scoutinggebouw achter de bar.
   
   

Artikel 5 Huis- en gedragsregels

1. Het is niet toegestaan zelf meegebrachte alcoholhoudende drank te gebruiken in het Scoutinggebouw of elders op het terrein van de Scoutinggroep. Scoutinggroep PPD verkoopt of stelt geen alcohol ter beschikking buiten de openingstijden van de bar.
2. Het is niet toegestaan om in het Scoutinggebouw gekochte alcoholhoudende drank elders te nuttigen dan in het Scoutinggebouw.
3. Er wordt geen alcohol geschonken aan leiding tijdens de uitoefening van hun functie of personen die verantwoordelijk zijn voor het vervoer van (jeugd)leden.
4. Het bestuur wil voorkomen dat personen onder invloed van alcohol aan het verkeer deelnemen. Op basis daarvan kan de verstrekking van alcoholhoudende drank aan betreffende personen worden geweigerd.
5. Het bestuur stimuleert het maken van BOB-afspraken en sluit aan op de slogan ‘100% Bob, 0% op’. Hierbij zijn de belangrijkste noties: ‘Geen alcohol drinken als je nog moet rijden’ en ‘Maak als het kan een Bob-afspraak’.
6. Leidinggevenden en barvrijwilligers (in de zin van het bepaalde in artikel 1) drinken geen alcohol gedurende hun bardienst;
7. Prijsacties die het gebruik van alcohol stimuleren, zoals ‘happy hours’, en ‘meters bier’ zijn in het Scoutinggebouw niet toegestaan;
8. Vanuit het oogpunt van na te streven alcoholmatiging wordt het gebruik van alcoholvrije drank gepromoot, onder andere door die goedkoper aan te bieden dan alcoholhoudende drank;
9. Personen die agressie of ander normafwijkend gedrag vertonen worden door de dienstdoende leidinggevende of barvrijwilliger uit de kantine verwijderd.

Artikel 6 Openingstijden en schenktijden

1. Op de volgende tijdstippen kan alcohol worden geschonken: op de vrijdagavond na de (stam)opkomst en op de zaterdag na de middagopkomst en tijdens kaderactiviteiten, vermits er een leidinggevende met verklaring sociale hygiëne of een barvrijwilliger die een IVA heeft gevolgd aanwezig is.
   
   

Artikel 7 Kwalificatienormen en instructie verantwoord alcoholgebruik voor barvrijwilligers

Voor de barvrijwilligers zijn de volgende kwalificatienormen vastgesteld:

1. Barvrijwilligers zijn tenminste 18 jaar oud;
2. Zij hebben een instructie verantwoord alcohol schenken gevolgd;
3. Zij staan als zodanig bij de vereniging geregistreerd
4. Zij zijn betrokken bij de vereniging, als lid, dan wel anderszins (bijvoorbeeld als ouder of verzorger van minderjarige verenigingsleden).

Een instructie verantwoord alcoholgebruik (IVA) voor barvrijwilligers wordt gegeven door een deskundige en bestaat minimaal uit een voorlichting van 2 uur. Een kopie van de certificaten IVA of een registratielijst van de barvrijwilligers die de instructie gevolgd hebben dient in het gebouw aanwezig te zijn.

 

Artikel 8 Voorlichting

1. Schenktijden, leeftijdsgrenzen (artikel 2 lid1, 2 en 3) en huis- en gedragsregels worden goed zichtbaar in de bar opgehangen.
2. Het bestuur onderschrijft de Reclamecode voor alcoholhoudende dranken van de STIVA. In deze code staan regels omtrent reclame-uitingen voor alcoholhoudende dranken.
   
   

Artikel 9 Handhaving, klachtenprocedure en sancties

1. Klachten over de toepassing van de artikelen 1 tot en met 8 van dit reglement dienen onverwijld ter kennis te worden gebracht van het bestuur van de vereniging.
2. Uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid voor de naleving zal het bestuur bij overtreding van (één van) de regels uit dit reglement ten opzichte van betrokkene(n), zijnde de consument dan wel de verstrekker (leidinggevende of de barvrijwilliger) gebruik maken van zijn sanctiebevoegdheden op grond van de statuten en het huishoudelijk reglement. Het bestuur verifieert de klacht, hoort zonodig de klager en treft bij gegrondbevinding van de klacht binnen twee maanden maatregelen om herhaling te voorkomen. Het bestuur brengt het resultaat van de afweging ter kennis van de indiener van de klacht.
3. Een ieder kan gegronde klachten over de overtreding(en) van de Drank- en Horecawet indienen bij de gemeente.

 

Artikel 10 Toegelaten horeca-activiteiten

1. De Scoutinggroep oefent slechts horeca-activiteiten uit met inachtneming van het hierna onder 2. en 3. bepaalde. De Scoutinggroep oefent geen horeca-activiteiten uit ten behoeve van bijeenkomsten die worden gehouden wegens gebeurtenissen in de privé-sfeer van leden en bijeenkomsten voor niet-leden. Het bestuur ziet hierop toe.
2. De horeca-activiteiten worden door de Scoutinggroep slechts uitgeoefend ten aanzien van personen die bij de activiteiten van de Scoutinggroep in de ruimste zin van het woord betrokken zijn, met inachtneming van het hierna onder 3. bepaalde.
3. Het uitoefenen van horeca-activiteiten door de Scoutinggroep jegens niet bij de vereniging aangesloten personen geschiedt uitsluitend in rechtstreeks verband met de activiteiten van de Scoutinggroep binnen het kader van haar doelstelling.
4. Geen reclame mag worden gemaakt door de Scoutingvereniging voor niet binnen de doelstelling vallende resp. andere horeca-activiteiten dan die welke zijn toegelaten als omschreven in dit artikel 10.

PPD Bestuursreglement Alcohol in Scoutinggebouwen, versie januari 2024

Het bestuur en leidingteam van Scouting PPD zijn zich bewust van hun verantwoordelijkheid en de daarbij behorende voorbeeldfunctie. Het bestuur en de leidingteams hebben gezamenlijk regels opgesteld met betrekking tot het rook-, drugs- en alcoholbeleid. Klik hier voor het bestuursreglement Alcohol in Scoutinggebouwen.

Rookbeleid:

1. In de blokhut en op het scoutingterrein rondom de blokhut geldt een volledig rookverbod.
2. Roken buiten het scoutingterrein gebeurt altijd uit het zicht van de jeugdleden.
3. Ouders verwijzen wij naar een plek uit het zicht van jeugdleden en buiten het scoutingterrein.
4. Onder roken wordt ook verstaan:

• het zichtbaar in handen hebben van rookwaren of de verpakking daarvan;
• vapen / de ‘elektronische sigaret’.

5. Deze regels gelden ook tijdens activiteiten / opkomsten die zich buiten het scoutingterrein afspelen.

Drugsbeleid:

1. Het gebruiken en / of onder invloed zijn van welke drug dan ook is verboden, ongeacht de locatie of het moment, en is van toepassing op alle (scouting)activiteiten. Personen die onder invloed zijn van drugs, worden direct van het terrein verwijderd en worden bij alle activiteiten buiten ons terrein geweigerd. 
2. Gesignaleerd misbruik levert per direct een terreinverbod op. Betrokken personen kunnen passende maatregelen van het bestuur verwachten.

Alcoholbeleid:

1. Sterke drank op het scoutingterrein en in de blokhut is niet toegestaan.
2. Alcoholgebruik (licht alcoholische dranken) gebeurt op ‘sobere’ wijze. Overmatig alcoholgebruik is niet toegestaan.
3. Onder de 18 jaar is het bij zich hebben of drinken van alcoholhoudende drank verboden, conform NIX18.
4. Tijdens opkomsten worden er geen alcoholhoudende dranken gedronken.
5. Tijdens activiteiten/opkomsten die zich afspelen buiten het scoutingterrein, en tijdens weekendkampjes en overnachtingen in onze eigen blokhut, is sober gebruik van alcohol toegestaan onder de volgende voorwaarden:

• Na afloop van alle activiteiten;
• Maximaal 2 consumpties;
• Er blijven minimaal 2 mensen “alcoholvrij”;
• minimaal 1 met een rijbewijs en een beschikbare auto;
• minimaal 1 die achterblijft op het kampterrein bij calamiteiten.
• Uit eigen privévoorraad en gedronken in besloten kring.

6. In het bijzijn van jeugdleden wordt nooit alcohol gedronken.

Jeugdleden

Voor alle jeugdleden geldt dat tijdens onze scoutingactiviteiten roken, drugsgebruik en alcoholgebruik niet is toegestaan. Wanneer het toch voorkomt, worden de ouders hierover geïnformeerd en bij herhaling worden passende maatregelen genomen.

Alle genoemde punten gelden óók voor ouders / verzorgers van jeugdleden, kookstaf en bezoekers.

Opmerkingen

• Het bestuur behoudt zich het recht voor om, afhankelijk van de omstandigheden, voor individuele activiteiten en bijeenkomsten strengere regels dan wel uitzonderingen op te stellen op het standaard rook- en/of alcoholbeleid.
  
  
• Met betrekking tot het alcoholbeleid merken we op dat wij als scoutinggroep, buiten de openingstijden van de bar, geen alcohol verkopen of ter beschikking stellen. Alles wat wordt genuttigd komt uit de privévoorraad van de leden en wordt in besloten kring genuttigd. Dit betekent dat wij, buiten de openingstijden van de bar, niet vergunningplichtig zijn volgens de drank- en horecawet.
  
  
• Voor meer inzicht in hoe ons strikte rookbeleid hand in hand gaat met de traditie van kampvuren, lees ons artikel waarom kampvuren onmisbaar zijn bij Scouting PPD.

 

Vastgesteld Bestuur dd: 03 januari 2024 - aangepast en aangenomen door de Groepsraad dd: 10 januari  2024