CONCEPT Privacybeleid Scouting Paulus en Petrus Donders (PPD)

1. Inleiding

Welkom bij Scouting Paulus en Petrus Donders (PPD). Uw privacy is voor ons van groot belang, en dit beleid, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verduidelijkt hoe wij met persoonlijke informatie omgaan.

Wij volgen het algemene privacybeleid van Scouting Nederland, dat u kunt vinden op hun website, en voegen hier specifieke richtlijnen aan toe die van toepassing zijn op de unieke activiteiten en structuur van Scouting PPD.

In dit beleid belichten we onze methoden voor gegevensverwerking, waaronder lidmaatschapsregistratie, activiteitenregistratie, en omgang met beeldmateriaal, en verzekeren we een transparante, verantwoordelijke benadering van uw privacy.

2. Verzamelen van Persoonsgegevens

  • Lidmaatschapsregistratie: We verzamelen basisinformatie zoals naam, adres, geboortedatum, en contactgegevens via digitale en papieren inschrijfformulieren.

  • Activiteitenregistratie voor Niet-Leden: Voor evenementen zoals open dagen en andere wervingsactiviteiten, verzamelen we basisinformatie van niet-leden die deelnemen om de veiligheid en communicatie te waarborgen. Dit kan informatie omvatten zoals naam, leeftijd, en contactgegevens van ouders/verzorgers.

3. Gebruik en Opslag van Persoonsgegevens

  • Gegevens worden opgeslagen in Jotform (max. 30 dagen), Dropbox, Google Docs, SOL (Scouts Online), en op papieren formulieren die periodiek worden vernietigd.

    • Opslagdiensten: Wij maken gebruik van externe opslagdiensten zoals Dropbox, Google Docs, en Jotform voor het bewaren van bepaalde gegevens. Deze diensten hebben hun eigen privacybeleid dat u kunt raadplegen om meer te weten te komen over hoe zij met gegevens omgaan: Dropbox Privacybeleid - Google Privacybeleid - Jotform Privacybeleid.

    • Twee-Factor Authenticatie (2FA): Waar mogelijk maken we gebruik van Twee-Factor Authenticatie (2FA) om een extra laag van beveiliging toe te voegen aan onze accounts en gegevens. 2FA vereist dat gebruikers twee verschillende authenticatiemethoden verstrekken om toegang te krijgen tot hun account, wat helpt om de beveiliging van onze opgeslagen gegevens verder te versterken.

  • Communicatie met leden en ouders/verzorgers verloopt via e-mail en WhatsApp, met respect voor opt-in methoden.

    • Opt-In Methode: Bij Scouting PPD maken we gebruik van een opt-in methode voor communicatiekanalen zoals WhatsApp. Dit betekent dat leden en hun ouders/verzorgers actief toestemming moeten geven om toegevoegd te worden aan communicatiegroepen. Bijvoorbeeld, we verstrekken een uitnodigingslink voor een WhatsApp-groep, in plaats van telefoonnummers direct toe te voegen aan de groep. Dit waarborgt dat deelname aan dergelijke communicatiekanalen vrijwillig en met volledige toestemming is, en stelt leden en hun ouders/verzorgers in staat om controle te behouden over hun deelname aan verschillende communicatieplatforms.

    4. Delen van Persoonsgegevens

    • Persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden, behalve met Scouting Nederland en, indien van toepassing, met de Grote Clubactie.

    • Data wordt opgeslagen op Dropbox, Google Docs, en in SOL (Scouts Online).

5. Beeldmateriaal

Toestemming: Bij inschrijving wordt toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal voor publicitaire doeleinden.
• Gebruik: Beeldmateriaal wordt gebruikt op diverse platforms en in promotiemateriaal, met respect voor de context en presentatie van de leden.
• Context: Foto's en video's worden altijd gemaakt in een herkenbare scoutingcontext. Leden worden afgebeeld in scoutinguniform of andere herkenbare scoutingkleding en altijd in groepsverband. Het beeldmateriaal reflecteert de positieve en inclusieve aard van scoutingactiviteiten en wordt nooit op een misleidende, onrespectvolle of ongepaste manier gebruikt of gedeeld.

• Publicatie: Beeldmateriaal kan worden gepubliceerd op onze website, sociale media platforms (zoals Facebook, Instagram en toekomstig TikTok), en in andere promotiematerialen zoals flyers, posters en persberichten. We zorgen ervoor dat de inhoud geschikt is voor alle leeftijden en een positief beeld van Scouting PPD uitdraagt.

6. Rechten van Betrokkenen

  • Leden en hun ouders/verzorgers hebben diverse rechten onder de AVG, waaronder het recht op inzage, correctie, en verwijdering van hun gegevens.

  • Verzoeken met betrekking tot persoonsgegevens kunnen worden gericht aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en worden binnen vier weken afgehandeld.

     

7. Communicatie en Updates van het Privacybeleid
  • Leden worden geïnformeerd over dit privacybeleid via onze website en tijdens het inschrijvingsproces.

  • Wijzigingen in het beleid worden gecommuniceerd via e-mail en/of updates op onze website.

8. Kampen en Gezondheidsformulieren

  • Kampinschrijving: Voor deelname aan (zomer)kampen verzamelen wij toestemmingsverklaringen, zwemdiploma-informatie en betalingsgegevens om een veilige en georganiseerde ervaring te waarborgen.

  • Bijzondere Persoonsgegevens: Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsinformatie, worden beschouwd als gevoelige informatie. Wij verwerken deze gegevens alleen wanneer dit wettelijk verplicht is, met uw expliciete toestemming, of op uw verzoek, en alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, zoals bij de deelname aan activiteiten gedurende het seizoen.

  • Gezondheidsformulieren voor het Seizoen: Aan het begin van elk seizoen vragen we ouders/verzorgers om een gezondheidsformulier in te vullen. Dit formulier bevat aanvullende gegevens over dieet, medicijnen, naam en adres van de huisarts en tandarts, verzekering, en eventuele andere relevante gezondheidsinformatie. Het formulier wordt op papier verstrekt en gedurende het seizoen bewaard in een afgesloten kast, toegankelijk alleen voor het stafteam van het betreffende lid. Na afloop van de laatste opkomst van het seizoen of het zomerkamp, afhankelijk van wat het laatste plaatsvindt, wordt het formulier teruggegeven aan de ouders/verzorgers. Ouders/verzorgers kunnen gedurende het seizoen verzoeken om inzage in, wijziging van, of intrekking van het formulier.

9. Cookies en website gegevens
  • Scouting PPD gebruikt technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

  • Je kunt je afmelden voor cookies en eerder opgeslagen informatie verwijderen via de instellingen van je browser.

10. Beveiliging van Persoonsgegevens

• Scouting PPD neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en implementeert passende maatregelen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en ongewenste openbaarmaking.

• Indien je het idee hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

11. Klachten

• Je hebt de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Afsluiting en Herzieningen

Dit privacybeleid is opgesteld in september 2023 en weerspiegelt de standaarden en praktijken van Scouting PPD op dat moment. Scouting PPD behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid om te blijven voldoen aan wettelijke vereisten en om aanpassingen te maken op basis van veranderende organisatorische behoeften.

Waar mogelijk en van toepassing, zullen we je persoonlijk informeren over significante wijzigingen in dit beleid. Echter, gezien de dynamische digitale omgeving en mogelijke veranderingen in onze activiteiten, raden we je aan om dit privacybeleid regelmatig te bekijken, zodat je altijd op de hoogte bent van de meest actuele versie.

Je kunt dit privacybeleid altijd zelf opslaan of inzien via onze website. Voor het algemene privacybeleid van Scouting Nederland, waarop dit beleid is gebaseerd en waarmee het in lijn is, verwijzen we je naar www.scouting.nl/privacy.

We waarderen je betrokkenheid en vertrouwen in Scouting PPD en zijn toegewijd aan het beschermen van de privacy van onze leden en hun families. Mocht je vragen of opmerkingen hebben over dit beleid, neem dan gerust contact met ons op.